Evidența completă a documentelor financiare și a costurilor reprezintă un alt pilon important în domeniul administrării de imobile. Această activitate esențială nu se rezumă doar la întocmirea situațiilor financiare, ci implică și monitorizarea riguroasă a cheltuielilor, gestionarea adecvată a bugetului asociației și asigurarea transparenței și conformității cu normele legale și reglementările fiscale.
Este o componentă vitală în procesul de administrare, contribuind la stabilirea unui cadru solid pentru funcționarea eficientă și sustenabilă a comunității de proprietari.
Acestea sunt câteva dintre serviciile noastre:
- Organizarea contabilității în partidă simplă și întocmirea situațiilor financiare.
- Facilitarea accesului online al locatarilor la un sistem electronic ce permite o totală transparență a informațiilor, cum ar fi rapoarte agregate și detaliate în diverse formate sau sisteme de plată electronice.
- Calculul cotelor de întreținere prin repartizarea cheltuielilor pe proprietăți individuale.
- Verificarea și identificarea neconcordanțelor între facturi și consumul mediu/normal per apartament, urmată de sesizarea departamentului tehnic și a președintelui asociației cu privire la acestea.
- Întocmirea listelor de plată lunare.
- Transmiterea notelor de plată lunare pe mail și, dacă este cazul, în cutia poștală cu detalierea cheltuielilor pe fiecare articol / cheltuială.
- Participare și asistență la întocmirea proiectului bugetului de venituri și cheltuieli.
- Furnizarea de situații și rapoarte contabile cerute de comitet, cenzor, proprietari.
- Plata facturilor către furnizorii de utilități și servicii.
- Controlul facturării corecte a consumurilor de energie electrică, termică, apă, în funcție de indexul contoarelor de bloc, conform prevederilor legale și în funcție de normele metodologice de repartizare a consumurilor.
- Controlul facturării corecte a consumurilor de energie electrică, termică, apă, în funcție de indexul contoarelor de bloc, conform prevederilor legale și în funcție de normele metodologice de repartizare a consumurilor.
- Gestionarea registrului de fond de rulment și fond de reparații.
- Întocmirea registrului de casă și a gestiunii fondurilor asociației.
- Depunerea situației soldurilor elementelor de activ și pasiv, creată potrivit ordinului Ministrului Economiei și Finanțelor.
- Urmărirea și integrarea modificărilor aduse legislației în vigoare.
- Completarea ștatelor de plată și, on-line, a registrului de evidență a salariaților.
- Emiterea de ordine de plată pentru serviciile prestate pentru Asociația de Proprietari.
- Depunerea online, cu semnătură electronică, a declarațiilor fiscale pentru angajații asociației de proprietari.
Avizier virtual:
- Accesarea listelor de plată, a cheltuielilor, fișelor de calcul, indecșilor citiți, situația fondurilor și a altor rapoarte lunare;
- Vizualizarea facturilor și situația lor contabilă;
- Acces la statistici lunare pe apartamente;
- Posibilitatea de a efectua plăți cu cardul, Pago sau la terminale SelfPay, Qiwi, PayPoint etc prin intermediul interfeței on-line.
Extras din lege ce face referire la administrarea financiar contabilă:
L196/208 ART. 71: ” (1) Anul fiscal și exercițiul financiar al asociației de proprietari este anul calendaristic. Excedentele anuale rezultate din execuția bugetelor de venituri și cheltuieli, rămase neutilizate la finele exercițiului bugetar, se reportează în anul următor cu aceeași destinație”
196/2018 Cap. VI ART. 10: “ (4) Compartimentele prevăzute la alin. (1) exercită controlul asupra activității financiar-contabile din cadrul asociațiilor de proprietari, din oficiu ori la solicitarea unuia sau mai multor membri ai asociației de proprietari.
Fondurile asociației sunt gestionate printr-un proces riguros de întocmire a bugetului de venituri și cheltuieli, cu participarea și aprobarea membrilor asociației. De asemenea, serviciul de administrare financiar-contabilă monitorizează și raportează regulat utilizarea fondurilor pentru a asigura o cheltuire responsabilă și eficientă.
Plățile către furnizorii de utilități și servicii sunt gestionate printr-un sistem transparent și riguros de verificare a facturilor, care include compararea consumurilor cu datele contoarelor și identificarea oricăror neconcordanțe. Serviciul de administrare financiar-contabilă se asigură că toate plățile sunt efectuate la timp și conform contractelor încheiate, asigurând corectitudinea facturilor.
Serviciul de administrare financiar-contabilă se asigură că toate documentele și operațiunile sunt gestionate conform prevederilor legale în vigoare, inclusiv prin întocmirea corectă și la timp a declarațiilor fiscale și a situațiilor financiare, garantând astfel transparența și conformitatea.
Romanian